Inom ramen för min konsultroll har jag haft förmånen att få arbeta med IT-avtal i ett flertal organisationer och upplever att en översyn av IT-avtal genom relativt begränsade insatser kan ge tydliga effekter. På kort sikt i form av besparingar och säkerställande av att avtal uppfyller nödvändiga krav för att vara compliant med existerande lagstiftning och regelverk. På lite längre sikt genom att avtalen utgör ett bättre stöd för samverkan och framtida strategier. Det gäller dock att göra det på rätt sätt, med hänsyn tagen till organisationens struktur och kompetens och med framtida behov i fokus.
Vi arbetar med såväl större som mindre organisationer. Även om förutsättningar skiljer sig åt mellan dessa organisationer finns gemensamma utmaningar:
- Suboptimering på grund av distribuerat ägarskap
- Brist på IT-kompetens vid inköp av IT
- Leverantörer som saknar tillräckliga incitament för att bidra
- Svårighet att avgränsa centrala digitaliseringsinitiativ
Finns det en väg runt dessa hinder som möjliggör en aktiv avtalshantering med fokus på konkreta verksamhetseffekter? Jag tror det, men det gäller att startpunkten är rätt.
Vid översyn av ett avtalsområde bör arbetet ta utgångspunkt i ett helhetsperspektiv utan att för den delen fastna i en analys av hela organisationen. På Adaptit arbetar vi med vad vi kallar en ”orienteringstjänst” för att säkerställa att de förändringar vi rekommenderar våra kunder är långsiktigt hållbara. Det gäller även avtalskonsolidering. Det räcker inte med att se till varje enskilt avtal i sig, vi behöver också säkerställa att vi förstår hur omvärlden kring avtalet ser ut, vad organisationens kunder kräver samt de interna förutsättningarna i organisationen.
Genom att applicera det synsättet på område efter område kan vi snabbt skapa konkreta resultat i form av kostnadsbesparingar och successivt bygga en förståelse för helheten utan att fastna i omfattande analysarbeten.
Under hösten kommer jag att utveckla tankarna kring avtalshantering baserat på riktiga kundutmaningar och ge konkreta tips på hur ni undviker fallgropar andra hamnat i.
