Nya utökade arbetssätt etablerades och medförde en större förståelse mellan olika delar av organisationen. Även ett avropsflöde etablerades för att ta emot beställningar på robotisering från centrala funktioner som ekonomiavdelningen och pensionsadministration. En grundläggande utbildning, kontinuerlig och förtydligande kommunikation samt dokumentation i form av exempelvis checklistor och manualer skapade rätt förutsättningar och engagemang hos medarbetare.
Försäkringsbolagets verksamhetsutveckling hade genomfört ett lyckat pilotprojekt i användning av robotar för att förbättra och snabba upp verksamhetsprocesser. Ett strategiskt beslut hade fattats att gå vidare med att skala upp och etablera användningen av Robotic Process Automatisation (RPA) i syfte att höja verksamhetens konkurrensförmåga.
Leveransmålet var att implementera RPA-stöd för affärsprocesser samt att lämna över detta i en uppdaterad förvaltningsförmåga, med andra ord att verksamheten själv ska kunna initiera arbeten för att förbättra processer, implementering och hantera förvaltningen. Till det nya verktyget behövdes nya arbetssätt och metoder tas fram och etableras.
Försäkringsbolaget behövde ställa om sin verksamhetsutveckling till att på ett naturligt sätt inkludera robotisering. Detta krävde en hög grad av förändringsledning för att förankra, utbilda och coacha beslutsfattare och intressenter och man behövde även skapa en bild över den befintliga mognaden och mottagligheten av nya metoder och teknik.
