Genom att ta fram en instruktion med beskrivning av alla reviderade ekonomiprocesser och tydliga beskrivningar för systemanvändare, tillförsäkrades att verksamheten kunde fortgå utan större avbrott. I en workshop utbildades medarbetare i de nya processerna och i hur man använde instruktionen.
Efter en förstudie gjord av Adaptit beslutade företaget att gå över till ett nytt affärssystem. De tidigare processerna var personberoende och delvis analoga. När det nya affärssystemet skulle tas i bruk behövde man kartlägga, beskriva och visualisera de nya arbetsprocesserna för systemanvändarna.
Skiftet till det nya arbetssättet behövde bli så smidigt som möjligt för att den dagliga verksamheten skulle kunna fortgå utan hinder. För att underlätta för systemanvändarna bearbetades, anpassades och tydliggjordes allt det tillgängliga materialet.
I verksamheten saknades kunskap om de nya arbetsprocesserna, informationen var omfattande och fanns dessutom utspridd på flera ställen.
