”Vi skrev ett för bra avtal”. Va? Vad? Kan man göra det? Det beror såklart på hur vi definierar ett ”bra avtal”, men jag har vid ett par tillfällen varit med om liknande ordalydelser då kunden varit missnöjd med leverantörens förmåga att leva upp till avtalet. Det som verkade vara en vunnen förhandling och en billig prislapp förbyttes till missnöje och en frostig relation.
Att sitta fast i en besvärlig avtalsrelation är alltid jobbigt och jag vill hävda att det kommer att bli än jobbigare framöver. Den snabba takten i omvärldsförändringar kopplat till den pågående digitaliseringen inom i stort sett alla sektorer kommer att ställa allt större krav på flexibilitet även på avtalssidan.
Därför skulle jag vilja belysa ett par fallgropar som är viktiga att undvika för att inte hamna i en situation där ett avtal som vid en första anblick verkar bra efter hand gör dig besviken, fallgropar som jag betonar extra mycket när jag hjälper våra kunder med avtalsfrågor.
För lågt pris
Att fokusera på pris är naturligt. Förutom att det är en av de enskilt viktigaste delarna i en avtalsförhandling är pris också något konkret, något som är enklare att förstå än juridiska formuleringar eller förvaltningsmodeller. Pris är dock inte allt. Om för mycket fokus läggs på att förhandla ner till lägsta möjliga pris (vilket i kölvattnet av Covid19 är lätt hänt) är risken uppenbar att leverantören för att säkra affärsvärdet kompenserar detta genom exempelvis lägre servicenivåer. Priset ska vara skäligt över tid, för båda parter.
Fel leverantör
Det finns olika typer av upphandlingar och de skiljer sig åt. Ibland köper du produkter, i andra fall tjänster. Att produkten eller tjänsten du köper är tydligt definierad är så klar av stor betydelse men lika viktigt är att du kvalitetssäkrar leverantören och säkerställer att du får en bra partner under avtalstiden. Hur mycket tid lägger ni på att utvärdera själva leverantören?
Om du anställer en person tar du referenser, innan du köper upp ett företag gör du din ”due diligence”, men hur fungerar det när du gör dina IT-inköp? I slutändan vill du såklart ha en leverantör som kan uppfylla avtalskraven, men också en leverantör som är närvarande, som prioriterar din organisation som en viktig kund och som förstår marknadsutvecklingen, både kring det som upphandlas och kring er verksamhet i stort, och därmed också kan hjälpa dig med strategisk utveckling.
Inlåsningseffekter genom överdriven kravställning
Att skapa tydlighet är för ett IT-avtal A och O. Tänk på det som ett äktenskapsförord. Det kan tyckas vara mindre viktigt i början av relationen men i händelse av att relationen försämras behöver det vara tydligt vad som gäller om vid omförhandling eller uppsägning av avtalet. Dock kan det finnas en fara i att ställa alltför fyrkantiga krav i en avtalsförhandling. Förändringstakten i de flesta sektorer är närmast exponentiell idag och du vill inte skapa onödiga begränsningar för förflyttning genom inlåsningseffekter i dina IT-avtal. Sträva efter tydlighet men säkerställ också att avtalen medför att förändringar kan göras som möjliggör att din organisation över tid kan ta del av den innovation som det digitala ekosystemet erbjuder.
Ett bra avtal ska gynna båda parter för att vara hållbart. Den dagen då ena parten upplever att man drar det korta strået fungerar det inte längre. I alla fall inte på sikt.
Om du däremot lägger kravställningen på en rimlig nivå, är noggrann med valet av leverantör och dessutom fokuserar på att skriva avtal som går att förändra är du en god bit på väg mot en långsiktigt hållbar avtalshantering.
