Jag har i tidigare artiklar belyst vikten av att ha en aktiv avtalshantering och att det finns betydande effekter att hämta hem såväl på kort som lång sikt för de organisationer som prioriterar sina IT inköp, men vad är egentligen inköp? Vad är det i din organisation? Är det en av flera olika typer av inköp? Är det en kompetens eller kanske snarare en organisationsdel?
Från mitt arbete med upphandling och inköp såväl i privat som offentlig sektor, vågar jag påstå (med några lysande undantag) att inköp ofta hanteras som en separat del av organisationen som inte är särskilt integrerad med kärnverksamheten. Inköpare har inte i tillräckligt stor utsträckning förståelse för organisationens strategi kopplat till digital transformation och övriga har bristande kunskap om upphandling och avtalshantering. Resultatet är att de olika organisationsdelarna ofta talar förbi varandra.
Historiskt har detta varit ett mindre problem än idag givet att utvecklingstakten varit relativt långsam och att externa leverantörer mer eller mindre haft rollen att utföra det som beställts av kunden. Så är det inte längre.
Den accelererade utvecklingstakten kopplat till framväxande digitala ekosystem kräver partnerskap med externa aktörer där samverkan är i fokus för att ständigt skapa nya lösningar för kunderna. Det betyder att OM vi tycker att det är strategiskt viktigt att samverka med externa aktörer kring utveckling och transformation måste vi förändra sättet vi betraktar IT-inköp. Vad är det då för förändringar vi behöver göra?
Gör inköp till allas angelägenhet
Vi måste gå ifrån traditionella ”inköpsavdelningar” och i stället betrakta inköp som en gemensam angelägenhet vi prioriterar och samverkar kring. Så länge inköp betraktas som en funktion vars ansvar är att (endast) säkerställa att inköp följer gängse praxis och lagstiftning kommer de också attrahera personer med just den kompetensen och därmed inte vara ett tillräckligt bra stöd för strategisk utveckling. Detta är viktigt i allmänhet men i synnerhet avseende IT-inköp.
Rekrytera inköpare med intresse för digital transformation
Att transformera verksamheten med digitala medel kommer att ha högsta prioritet för de allra flesta organisationer framöver. Det är helt enkelt en nödvändighet för att kunna dela på kostnader och ta del av innovation som kommer kunderna till gagn. I ljuset av det är det av största vikt att ha inköpare med god förståelse för hur IT-avtal skapar förutsättningar och begränsningar för att realisera organisationens strategi. De som inte kan/vill ta den rollen passar förmodligen bättre som upphandlingskonsulter med fokus på process, regelverk och lagstiftning. Vill man ytterligare accentuera kopplingen mellan inköps- och IT-kompetens kan en idé vara att placera ansvaret för IT-inköpen under CIO.
Höj den generella kompetensen kring avtal och inköp
Om det är centralt för varje inköpare att förstå den digitala agendan så är det minst lika viktigt att övriga förstår mer om inköp. Varje IT-avtal skapar såväl möjligheter som begränsningar för din digitala transformation och med en allt större andel extern IT-leverans i portföljen är det obligatoriskt för alla att förstå hur man skriver IT-avtal som möjliggör långsiktig samverkan med externa aktörer.
Samverka
Inför tydliga processer som säkerställer att olika kompetenser i organisationen samverkar kring inköp och avtal, inte bara vid upphandling, utan löpande. Det kan till exempel vara rutiner som gör att centrala avtalsområden ses över regelbundet och i lång tid innan avtalen löper ut.
Ingen organisation kommer undan att IT är en allt mer avgörande del för långsiktig framgång. Ingen organisation kan heller i en värld av snabba omvärldsförändringar hållbart skapa framgång med interna IT-resurser. Det gör att IT-inköp blir allt viktigare och med nödvändighet måste vara en tydligt integrerad del av verksamheten. Med gemensamma ansträngningar går det att med relativt enkla medel att få till en aktiv avtalshantering som i sin tur utgör ett bättre stöd för organisationens digitala strategi, men då krävs samverkan över organisationsgränser.
//Magnus
Läs gärna den första artikeln i serien om avtalshantering eller mer om våra erbjudanden inom området.
