Den övervägande majoriteten av våra kunder har en mängd olika applikationer som löser verksamhetens och kundernas dagliga behov. Men trots att IT-kostnaderna utgör en väsentlig del av dessa organisationers budget upplever jag att de inte har en tillräckligt aktiv avtalshantering. Varför arbetar vi inte aktivt med en stor del av vår kostnadsmassa? Avtalen ses i princip bara över när de går ut, som en konsekvens av att förändringar sker i applikationsportföljen eller när något i en pågående leverans gått riktigt på tok.
För mig innebär det en outnyttjad potential. Varför inte börja i andra änden? En löpande översyn av IT-avtal kan genom relativt begränsade insatser ge tydliga positiva effekter. På kort sikt kommer effekterna ofta i form av besparingar och säkerställande av att avtal uppfyller nödvändiga krav för att vara i linje med existerande lagstiftning och regelverk. På lite längre sikt kan en löpande översyn utgöra ett avsevärt förbättrat stöd för både intern samverkan och framtida strategier. Det kanske till och med får en positiv effekt på arbetsmiljön för er personal.
Nedan beskriver jag min syn på hur det skulle kunna gå till.
Tänk helhet och kundperspektiv
När det gäller konsolidering av avtal för ett avtalsområde så bör arbetet ta utgångspunkt i ett helhetsperspektiv utan att för den delen fastna i en analys av hela organisationen. På Adaptit arbetar vi med vad vi kallar en ”orienteringstjänst” för att säkerställa att de förändringar vi rekommenderar våra kunder är långsiktigt hållbara. Det gäller även avtalskonsolidering. Det räcker inte med att se till varje enskilt avtal i sig, vi behöver också säkerställa att vi förstår hur omvärlden kring avtalet ser ut, vad organisationens kunder kräver, påverkan på och från andra avtalsområden, samt de interna förutsättningarna i organisationen.
Se till att skapa resultat längs vägen
Givet den snabba takten i omvärldsförändringen har ingen organisation idag råd att vänta ut en analys av hela applikationsportföljen och utifrån det dra slutsatser kring IT-avtal. Arbete måste ske parallellt och resultat måste skapas längs vägen. Börja i stället i liten skala inom en del av organisationen och gör en översyn av några avtal. Då kan vi snabbt skapa konkreta resultat i form av kostnadsbesparingar och därigenom successivt bygga förståelse för helheten utan att fastna i omfattande analysarbeten.
Samverka i mindre grupper
Samla intressenter från olika delar av er organisation kring avtalsområdet. Mitt förslag är att inköpare, systemförvaltare, avtalsägare samt representanter för organisationens digitala strategi ingår i ert team och att ni arbetar aktivt tillsammans med översynen. Ingen sitter själv inne på svaren men tillsammans kommer ni att kunna överblicka området. Ställ er till exempel följande frågor:
- Finns något i organisationens digitala strategi som gör att avtalsområdet påverkas?
- Kan vi samverka med andra aktörer (interna eller externa) kring avtalsområdet för att dela på kostnader eller ta del av gemensam innovation?
- Har något hänt i organisationens omvärld (till exempel lagstiftning eller ändrade kundkrav) som vi bör ta hänsyn till?
Om svaret är JA på någon av frågorna så har ni redan påbörjat resan mot att säkerställa att era IT-avtal inte bara stödjer nuvarande verksamhet utan också på ett bra sätt hjälper er att realisera organisationens verksamhetsmål.
