Agila arbetssätt och projekt – Vad skiljer dem åt och kan de kombineras?

Nu är det dags för nästa avsnitt i AgilaHRpodden och vår konsult Anders Lundell deltar i veckans avsnitt. Anders pratar om skillnaden mellan agila arbetssätt och projekt och hur han ser på en kombination av dem. I artikeln nedan kan du läsa mer om Anders tankar på ämnet.

Kan ett agilt arbetssätt fungera i befintliga projekt som redan pågår i en organisation?

Jag har märkt att det finns ett antagande att vissa typer av uppdrag kräver en projektform medan andra typer av uppdrag kräver ett agilt arbetssätt, och ibland talar man även om agila projekt. Enligt mig ska man försöka undvika att blanda agila arbetssätt med projekt eftersom de fundamentalt skiljer sig åt vilket gör de svåra att kombinera såväl som samexistera. Det som skiljer sig åt är främst hur man väljer att organisera sig, hur man finansierar verksamheten och hur ansvars tas för leverans av verkligt värde.

Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat. Det är en temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst. Projekt bygger på resursallokering, det vill säga att medarbetare flyttas temporärt till ett projekt som har ett fördefinierat start- och stoppdatum med ett förväntat resultat och en satt budget. När projektet är slut flyttas sedan resurserna till nästa projekt. Ansvaret för resultatet i projektet lämnas över till någon annan för förvaltning och man stämmer av hur mycket pengar som projektet krävde.

Det lean agila arbetssätten har en annan utgångspunkt. Det agila arbetssättet handlar om att kontinuerligt (eller i alla fall under överskådlig tid) och i korta iterationer gradvis leverera värde i form av en unik vara eller tjänst som hela tiden förbättras efter återkoppling från användarna i så kallade ”värdeströmmar”. För att göra det så effektivt som möjligt organiserar man sig i fasta team som har olika kompetenser som behövs för att kunna leverera tjänsten. Det vill säga man flyttar jobb till teamen och inte team till jobben via tidskrävande resursallokering. I detta värdeströmstänk identifierar man värdeströmar som är relativt långsiktiga och som är utan fördefinierad start och stopp, sedan organiserar man sig runt dessa värdeströmmar och bildar tvärfunktionella team. Även finansieringsfrågan skiljer sig åt mellan agila arbetssätt och projektform. Istället för att arbeta efter en projektbudget sker finansieringen av dessa värdeströmmar per kvartal eller halvår.

Det finns ytterligare en stor skillnad mellan de traditionella projekten och de agila värdeströmmarna och det är hur uppföljning och styrning går till. I projekt fokuserar man på styrgrupper, milstolpar och ett stort fokus ligger på deadline, projektscope och budget. Det agila arbetssättet förespråkar å andra sidan en intressegrupp som har ett fokus på flöden och kontinuerligt värde i form av kundnytta.

Som ni märker finns det fundamentala skillnader i både genomförande och mind-set av arbete, vilket gör det svårt att kombinera dessa arbetsformer.

Jag har några rekommendationer och funderingar som jag gärna vill dela med mig av som jag hoppas väcker lite funderingar:

  1. Undvik att blanda agila arbetssätt med projekt eftersom de, som tidigare nämn, skiljer sig åt på många sätt som gör dem svåra att kombinera.
  1. För att komma igång med de agila arbetssätten så behöver man identifiera ett bra startområde och börja där. Det blir ett ”dual operations system” under en tid men var tydlig med att det är det agila arbetssätt som skall bli det rådande i framtiden. Projektformen kommer bara att användas i undantagsfall. Fråga dig hur du ska hantera transformationsfasen innan det agila arbetssättet blir det normala i hela organisationen.
  1. Om du tänker starta upp ett projekt så tänk ett varv till och fundera om det värde som projektet förväntas leverera egentligen ingår i en större kontext där detta bara är en del i en mycket längre värdeströmsresa.
  1. Lean agila arbetsätt förutsätter att man tänker i banor av värdeströmmar som kontinuerligt (evolutionsmässigt) utvecklas. Det innebär att man går från ett projekttänk till ett produkttänk som i sin tur har en produktlivscykel utan start och stopp. Värdeströmstänket innebär också att man organiserar sig och samarbetar i värdeströmmarna och i olika agila teamkonstellationer. Det blir därför viktigt att riva ner murar mellan de silos som finns i organisationen.

/ Anders Lundell

Top ante. dictum consequat. non ipsum id elit. adipiscing