Hur arbetar man framgångsrikt med förändringsledning genom virtuella möten?

Nu är det dags för nästa avsnitt i AgilaHRpodden och vår konsult Ragnar Eliasson deltar i veckans avsnitt. Mångas arbetsvardag har på ett par veckor förändrats drastiskt. Det digitala arbetssättet på distans är norm och vi hittar dagligen nya sätt att driva och delta i våra uppdrag. Förmågan att arbeta med förändringsledning framgångsrikt i en digital vardag är viktig. Att förstå vad varje individ vet, känner och gör kopplat till förändringsresan är enligt Ragnar centralt. Det blir avgörande att hitta framgångsrika sätt att använda de virtuella mötesrummen på samma sätt som de fysiska.

Varför är det personliga mötet viktigt i en förändringsresa?

För att lyckas med förändring av arbetssätt behöver det finnas rätt förutsättningar för att de ska vara genomförbara och hållbara över tid. Alla dessa förutsättningar är människo-centrerade. När man pratar om verksamhetsutveckling och förändring av verksamheter missar man ofta en väldigt viktig parameter i retoriken. Nämligen att verksamheter och organisationer inte förändras – det är människor som förändras. Det är genom varje individs ändrade sätt att vara, tänka och agera som gör att en verksamhet får ett annat resultat. Det kan låta självklart, men det är allt för vanligt att man försöker bedriva förändringsledning kollektivt och gruppvis.

Individperspektivet

Nyckeln till lyckade förändringar är att skapa ett lugn, trygghet och personligt engagemang i de förändringar man vill genomföra. Förändringar behöver bygga på individers vilja och förmåga att bidra till förändring och att det finns gemensamma mål samt en tydlig vision. Organisationer behöver också bygga in i sin kultur att förändring är bra och nödvändiga för att kontinuerligt kunna leverera mot förändrade förutsättningar och krav.

Som förändringsledare behöver du förstå vad varje individ vet, känner och gör, kopplat till förändringsresan. Det är vad individer gör som visar om du har lyckats med förändringen eller inte.

Alla som berörs av en förändring kommer över tid att ha olika förutsättningar att kunna bidra till den. Det finns mycket skrivet om dessa förutsättningar och stadier av förändringsvilja. Här kommer några som behöver uppfyllas och oftast i sekventiell ordning.

Varje individ måste först förstå varför förändringen är nödvändig. Utan att förstå blir det omöjligt att komma till nästa stadie, nämligen den kanske viktigaste och ofta svåraste förutsättningen, att individer måste ha en vilja att vara med och bidra till förändringen. Som individ behöver man också veta hur förändringen ska gå till, ha rätt kompetens och tid att genomföra det som krävs.

Det finns en del symptom som visar sig om man missat väsentliga delar i en förändringsresa. Utan vision, syfte och mål med förändringar uppstår gärna förvirring i organisationen. Utan kunskap om hur förändringen ska gå till skapas ofta oro hos individer. Om det inte finns incitament för medarbetare uppstår ofta motstånd mot förändringar. Om det finns frustation kopplat till förändringsarbete beror det ofta på att individer inte känner att de har kunskap eller tid att genomföra den förändring som förväntas.

För att förstå var var och en står i sin egen förändringsresa behöver du som förändringsledare vara närvarande och lyssna på vad som sägs i möten, vid kaffeautomaten och i korridorerna.

  • Lyssna på vilka frågor som ställs:
    • Vad är problemet med hur vi jobbar idag?
    • Har vi en aning om hur det här ska gå till?
    • Hur ska vi kunna ha tid med det här?
  • Lyssna på åsikter:
    • Det här är väl bara att göra, hur svårt kan det vara!
    • Det här kommer inte att fungera!
    • Det är helt onödigt att göra så här!
    • Jättebra idé, men vi har inte tid!

Beroende på vem som säger vad behöver du adressera de olika förutsättningarna jag beskrivit här ovan. Identifiera varje individs ståndpunkt och agera utifrån dem. Det som är intressant, och också ibland frustrerande, är att personer kan gå både framåt och bakåt i sin förändringsresa över tid. Någon som för någon vecka sedan var positivt inställd kan helt plötsligt börja ifrågasätta. Någon annan som börjat planera för sin egen förändringsresa kan helt plötsligt börja fråga varför förändringen behövs.

Hur får man till det personliga mötet om man av olika skäl inte är på samma geografiska plats?

Använd det virtuella mötesrummet

Det är vanligt att medarbetare som på något sätt påverkas eller är delaktiga i en förändringsresa inte finns på samma kontor, stad eller land. Vi driver projekt och samverkar över gränser på många olika sätt idag. I dessa situationer gäller det att skapa en känsla av närvaro trots att man inte är på samma fysiska plats. Rent praktiskt handlar det om att kunna se varandra. Kommunikation handlar mycket om kroppsspråk och ansiktsuttryck. Dialogen blir oftast mycket tydligare och ärligare när man ser varandra. Idag finns all teknik för virtuella möten lätt tillgängligt för alla via telefon eller dator. Trots det har vi idag ofta möten med endast ljud, där video bara är ett klick bort. Orsakerna till att vi väljer endast ljud är säkert många och självklart individuella, men jag tror att vi alla skulle tjäna på att starta video oftare.

För att överbrygga detta kan principer etableras inom din organisation för hur och när virtuella videomöten ska användas. Det skapar en tydlighet för varje medarbetare kring vad som förväntas och tar bort tveksamheter för när det är ok att be om och starta ett videomöte. Principen kommer var grunden till en kulturförändring i er organisation. Till slut kommer videomöten att vara så självklar att principen spelat ut sin roll.

Hur gör man då rent praktiskt som förändringsledare?

1. Var proaktiv

Som förändringsledare behöver du se till att boka in dagliga korta virtuella möten. Gärna flera per dag för det närmaste teamet om in inte finns på samma plats. Idag är det mer och mer vanligt att arbeta med stöd av agila arbetssätt och då används ofta stand-up möten. Gör dessa till videomöten för att förstärka närvaron. Det är ett bra sätt att följa upp hur arbetet flyter på, men också viktigt för att känna av pulsen på teamet och individen.

2. Värdeskapande möten för deltagare

Tänk på att varje möte ska skapa ett värde för de som deltar. Det gäller inte minst för virtuella möten. Var extra uppmärksam på att alla är delaktiga på mötet. Det är lätt att missa någon under virtuella möten.

3. Försök att förstå var varje individ befinner sig i förändringsresan

Möjligheten att ses i korridoren, vid lunch och i fikarum behöver ersättas med andra möten.  Ta spontana kontakter via virtuella möten för att lyssna in individens dagsläge relaterat till förändringsresan, jobbet i stort och kanske även privat. Mötet är bara några klick bort.

4. Skapa förutsättningar för synergier

Uppmuntra medarbetare till att använda virtuella möten ofta. Se till att all medarbetare har tillgång till och har kunskap om hur de virtuella mötesrummen används. Det ska vara lätt att snabbt sätta upp korta videomöten för att byta tankar och idéer.

/Ragnar Eliasson

Top elit. quis leo ipsum et, porta. risus. nunc