”Positiv energi från ett uppdrag där slutresultatet gör skillnad för människor på flykt”

Vi på Adaptit är ett av Sverige för UNHCR:s vänföretag, det innebär att vi stöttar organisationens arbete för familjer på flykt. Vi gör det genom att tillsammans med organisationen utveckla deras digitala plattform, kompetens och arbetssätt som möjliggör för dem att arbeta än mer effektivt för en hållbar och fredlig värld.   

Hur inleddes dialogen med Sverige för UNHCR?

Under augusti hade jag en dialog med generalsekreteraren för Sverige för UNHCR, Åsa Widell, i ett helt annat sammanhang. Vi kom då att prata om vilket behov de som en ideell verksamhet har, samt hur deras förutsättningar ser ut för att skapa en ändamålsenlig digital förmåga. Utmaningen ligger i att deras verksamhet är helt beroende av insamlade medel från privatpersoner och företag för att kunna bidra till FN:s stora och ökade behov om flyktingstöd vi har idag.

Vilket behov såg du konkret att du i rollen som konsult kunde hjälpa till med?

Sverige för UNHCR har idag ingen egen IT-kompetens. De är beroende av externa parter som hjälper dem avseende all informations- och kommunikationsteknik samt smarta applikationer och tjänster. Kostnadseffektiva lösningar som ger förutsättningar för organisationen att finnas där givarna förväntar sig att de ska finnas, med enkla snabba tjänster för betaltransaktioner. De har också behov om vara uppdaterade och få relevant information om vad som händer i världen och påverkar flyktingsituationen och därmed givarna, befintliga och nytillkomna.

För mig blev det tydligt att vi som konsultbolag både kunde hjälpa till med att definiera både riktning och aktiviteter för att utveckla och effektivisera arbetet.

Hur startade ni upp arbetet?

Efter denna dialog blev jag kort därefter inbjuden att träffa hela ledningsgruppen för att tillsammans vidareutveckla tidigare samtal. Första uppdraget blev en genomlysning av deras nuvarande digitala förmåga, både hårda som mjuka delar. Vi gjorde även en behovsinsamling baserad på de krav som ställdes på organisationen i moderbolagets nya vision och målbild för 2025 – ”dubblerad tillväxt”.

Vad blev resultatet av den första fasen i arbetet?

Resultatet av vårt gemensamma arbete gav en gapanalys illustrerad i form av en ”Handlingsplan för förflyttning 2020 – 2025”. Vi var då ett team på 3 personer från Adaptit som jobbade intensivt under 2 månader i ett antal spår med olika ansvarområden. Vi genomförde en systemkartläggning, avtalsgenomlysning, användbarhet av befintliga stödsystem mm. En fördjupning gjordes avseende supportfunktionen som upplevdes bristfällig samt för tidrapportering där administrationen tog 25% av ansvarigas tid per månad för medarbetare med tim-schema, ”värvare på stan”. Vi inledde detta arbete med att genomföra en första problemanalys tillsammans med enheten ”Face2Face”. Ytterligare en del i arbetet var att förstå vart organisationen var på väg samt att förstå vilka utmaningar som ledningsgruppen såg. Tillsammans genom intervjuer identifierade vi mognadsgrad, ambitionsnivå och förutsättningar. Resultatet gav en indikation om takt på förflyttning inklusive en gemensam utgångspunkt för ledningsgruppen att resonera, landa och prioritera utifrån.

Vår leverans togs väl emot av ledningsgruppen som i direkt anslutning prioriterade och beslutade om ett antal kompletterande aktiviteter som vi kom överens om att utföra under kommande 3 månader. Vi byggde upp ett nytt team för att motsvara de nya aktiviteter som skulle genomföras.

Vilket arbete blev ett naturligt nästa steg?

Fokus på den andra fasen av leveransen var:

  1. Stärka upp support- och användarstödfunktionen.
  2. Digitalt arbetssätt med målsättning att hela verksamheten skulle komma på banan med Teams. Utbildning, struktur och riktlinjer levererades, likaså ett arbete kring support, där ett enklare ärendehanteringssystem sattes för koordinering och uppföljning av ärenden mellan medarbetare och avtalad leverantör.
  3. Processkartläggning av ett antal processer under HR/Ekonomi där både tidredovisning och utlägg hade stora effektivitetsvinster att hämta hem. Detta resulterade i ett systemskifte till annan produkt som dels kunde möta verksamhetens behov mer effektivt, dels gav möjlighet till tilläggsfunktioner för hållbarhet över tid.
  4. Slutligen, fjärde spåret bestod av framtagande av underlag och kravprofil för rekrytering av ny roll: IT-ansvarig. Intervjuer och workshops med nyckelpersoner resulterade i en rekommenderad profil som levererades för fortsatt hantering internt. Vi kommer framöver när det blir aktuellt att bistå vid urval och intervjuer av lämpliga kandidater.

Var står ni nu och vad är i fokus?

Vi är nu mitt i en intensiv period med aktiviteter som sträcker sig fram till sista juni. Prioriterat är arbetet med att få organisationens nya CRM inklusive partner på plats och i produktion till juni tillsammans med Elin Stråkendal, strateg på Sverige för UNHCR. Arbetet drivs i ett högt och agilt tempo med resurser från både organisationen och från oss på Adaptit. Ett annat arbete som pågår är att skapa struktur kring avtalshantering, från kravställning dvs hur ser ett bra servicenivåavtal ut för organisationen, vad är kritiskt och vad är lågriskområde. Sedan fortsätter vi att supporta och vidareutveckla hela verksamheten avseende stöd inom digital arbetsplats, Teams och användarsupport. Slutligen, en aktivitet är att förbereda verksamheten och skapa tekniska förutsättningar för organisationen att lyfta över sin lagring till molnet, där har vi identifierat både kostnads- och tidsbesparingar.

Vad har varit mest oväntat i uppdraget?

Att i takt med att förståelsen för en helt ny verksamhet och kund se att, oavsett arbetsbelastning och tillgängliga timmar på dygnet, det finns så mycket god och positiv energi, och i ryggen en ledningsgrupp och kultur som vill och kör utifrån sitt uppdrag. Tack för det Sverige för UNHCR och tack alla grymma kollegor i teamet!

/ Jeanette Thorell

Arbetet på Sverige för UNHCR är viktigt för oss. Vi får möjlighet att bidra med vår kompetens och samtidigt göra skillnad på riktigt. Upplägget från vår sida innebär att vi säkerställer rätt kompetens vid rätt tillfälle. Vi har en överenskommelse med Sverige för UNHCR där vi löpande även bjuder på kompetens för att helheten ska bli så bra som möjligt för organisationen. De konsulter som har deltagit i arbetet tillsammans med Jeanette så här långt är Johan Svenningsson, Mattias Wase, Louise Hardne, Per Molin, Magnus Andersson, Khalid Rashid och Sebastian Westerholm – Det är er samlade kompetens som gör skillnad!

Top nunc diam sem, Donec ipsum fringilla mattis eget venenatis accumsan