”Informationen ska vara strukturerad och lättillgänglig och de digitala verktyg som finns för att arbeta mer effektivt behöver användas på rätt sätt”

Berätta lite om vad du gör?

Jag har ett uppdrag som junior verksamhetskonsult inom Office 365 och digitala arbetssätt. Från början var uppdraget att publicera deras ledningssystem på en ny plattform. Informationen fanns sedan tidigare dokumenterad och lagrad på den lokala servern och länkad till via en webbsida som inte uppdaterats på väldigt länge. Nu finns informationen tillgänglig för verksamheten i ett modernare och mer användarvänligt gränssnitt på Sharepoint online. Efter att jag uppdaterat informationen fick jag fortsatt förtroende att ta ett grepp om ett nytt intranät där ledningssystemet nu är en del. Jag har byggt upp en struktur och i nuläget har en hel del av informationen migrerats från servern till molnet. Det är många frågor att hantera, inte minst runt dokumenthantering, hur man ska arbeta med informationen och om information skulle kunna presenteras på andra sätt än i dokumentform.

Var står ni nu i arbetet?

Intranätet är på plats, men det betyder inte att arbetet är helt klart. Nu behövs utbildning för de som ska ansvara för att uppdatera informationen på intranätet och för användarna som ska hitta informationen de behöver. Annars är risken stor att man fortsätter göra som man alltid gjort, trots att den nya lösningen har helt andra möjligheter. Fokus framöver kommer även att ligga på att rulla ut Teams på bred front. Där Sharepoint har varit lösningen för informationsdelning ”uppifrån och ned” ser vi att Teams är verktyget för internkommunikation inom arbetsgrupper och skapar förutsättningar för bättre samarbete.

Vilken utmaning stod kunden inför när du påbörjade ditt uppdrag?

Flera utmaningar, dels att hitta den information de behövde i den (i vissa fall väldigt djupa) mappstruktur som finns på deras gemensamma server. De var svårt att hitta styrande dokument och väldigt svårt att veta vilken version som var aktuell då många hade sparat olika versioner lokalt på sin dator för att enklare komma åt dem. De hade även en utmaning gällande internkommunikation, det fanns ingen gemensam plats för att dela koncernövergripande information och nyheter (förutom mail), där fungerar nu Sharepoint-intranätet som en del av lösningen.

Vad är mest oväntat i uppdraget så här långt?

Att uppdraget även skulle innehålla mycket arbete med att skapa siter i Sharepoint, hantera behörigheter och sätta upp principer och regler för siter och dokumentbibliotek. Uppdraget var helt enkelt mer tekniskt än vad jag hade förväntat mig. Samtidigt är det spännande att se hur alla delar behövs för att få ihop en helhet. De nya digitala verktygen behöver sättas upp och anpassas efter verksamheten, men bara det räcker inte för att skapa värde. Verksamheten behöver bli medveten om de nya förutsättningarna och involveras i arbetet med att ta fram de nya arbetssätten. Det är ett otroligt tydligt case där IT och verksamhet måste jobba och ta ägarskap tillsammans för att dra nytta av tekniken på bästa sätt.

/Tack Olivia!

Top amet, mattis accumsan venenatis, risus vel,