Hanteringsanvisning – Genomgång och rekommendationer kring förbättringsåtgärder

Hej Steve! Du började hos oss i slutet på oktober, du har nu varit hos din första kund i drygt 3 månader (kommun i Stockholms län). Berätta lite om vad du gör?

”Jag ansvarar för att gå igenom kundens hanteringsanvisning, eller som tidigare kallades, dokumenthanteringsplan. Detta innebär att sammanställningen skall ha information om sekretessregler, hur och vart en handling skall förvaras (Handling är ett teknikneutralt begrepp) oavsett om detta befinner sig på papper eller digitalt på en arbetsstation eller databas. Handling kan likväl vara ett dokument eller en post i den databas som hyser ett specifikt värde för myndigheten och som hanteras inom Tryckfrihetsförordningen kap 2, vilket reglerar offentlighetsprincipen. För att kunna göra den sammanställningen så använder jag metoder så som workshops, jag genomför intervjuer, går igenom juridiska delar som är förknippat med en specifik offentlig handling, inventerar databaser, sammanställer och avslutar med en kvalitetssäkring. Inom uppdraget så finns också ett behov av att öka kompetensen inom området vilket inneburit att jag tagit fram ett par utbildningar inom ämnet som riktar sig mot den strategiska så väl som mot den operativa nivå som kommer att fortsätta jobba med dessa frågor efter uppdrag är slutfört. Sist men inte minst så skall jag skapa en Arkivbeskrivning.”

Vilken utmaning stod kunden inför när du påbörjade ditt uppdrag

”Kunden hade inte reviderat sin hanteringsanvisning sedan 2012, och hade sedan dess gjort omfattande organisatoriska förändringar.”

Mot vilket mål jobbar kunden emot och vad är din roll i arbetet?

”Kunden jobbar mot att ha ett styrdokument som stipulerar hur handlingar skall hanteras inom ramen för myndigheten. Detta innebär att kund skall ha information kring om hur de skall strukturera och hantera sina handlingar enligt gällande lagar och regler. Det innebär att veta vilken handling som behöver hanteras inom OSL (offentlighet och sekretesslagen), hur och vart en handling skall förvaras och hanteras, oavsett om informationen finns på papper eller digitalt på en arbetsstation och/eller databas (”handling” är ett teknikneutralt begrepp).”

Vad är det mest oväntade i uppdraget så här långt?

”De nya förutsättningar som uppdagades efter att jag klivit på uppdraget. Det innebar att jag fick hantera problemlösning och lägga upp arbetet på ett annat sätt för att kunna hålla mina tidsramar. För att kunna göra en leverans och tillmötesgå kundens behov på ett sätt som var acceptabelt och som var baserat på kommunicerat tidsestimat, så gjordes en ny plan upp. Dialog kring den nya inriktningen och de nya vägvalen fördes med kund under hela vägen. En viss processanalys plockades in, ett avsteg från processinriktning gjordes också (för vissa verksamheter) med hänvisning till att utgå från en funktionsrelaterad belysning. Dock är jag positivt överraskad av att oavsett vilka hinder vi stött på under detta arbete (och de har varit många) så har jag tillsammans med kund kunnat lösa detta effektivt och produktivt. Uppdraget kommer att avslutas med ett par rekommendationer kring förbättringsåtgärder. Både på nämndnivå men även på kommunalnivå.”

Stort tack Steve för en givande inblick i din vardag. Åter igen, hjärtligt välkommen till oss!

Vi på Adaptit hjälper samhällsbärande funktioner att ta nästa steg i sin verksamhetsutveckling genom att rekrytera marknadens främsta talanger.

Läs mer om Steve här

Top Aliquam luctus dolor. commodo non ut suscipit amet,